明治商工 様


※本記事は、「i Magazine 8号」に掲載されたものを、一部編集して掲載しています。

電子帳票化による印刷外注コストの削減を狙いに

防災メッシュシートや建築工事用シート、あるいは安全ネットやシートゲートなど、建設現場へ向けて、安全を確保するためのさまざまな仮設資材を提供する。それが明治商工が一貫して取り組んでいる中核事業である。
現在、同社の取引先は約1000社に上り、建設現場は常時7000~8000カ所を超える。そうした現場へ多種多様な建設資材を、販売品あるいはリース品として提供している。
同社は1999年、それまで運用してきたオフコンからAS/400へ移行し、販売管理システムを構築した。
顧客管理や売上管理といった基本業務から、建設資材の貸し出し品目や期間の管理など、この事業に特有な数々の機能を自社開発により実現している。現在のサーバーは、2004年に導入したiSeries(9406-520)である。.

そんな同社が、基幹業務システムで印刷している膨大な帳票類を対象に、電子帳票ソリューション導入によるペーパレス化を検討し始めたのは、2006年6月頃のことであった。

iSeriesから出力している帳票は、請求明細書や入出庫伝票、検収書、残数チェックリスト、返品時に添付される仮引き取り書など。請求書だけでも出力量は月間1万7000枚に上る。得意先ごとの請求書などは、デザイン帳票として印刷会社へ発注していた。

「電子帳票ソリューション導入による電子化で、そうした印刷外注コストを削減するとともに、ストックフォームへの印刷をカット紙へ移行するなど、ペーパレス化と全体的なコスト削減を目標に掲げました」(管理本部情報課の半田和宏主任)
システム構築を担当する管理本部情報課では、今回導入した「Pandora-AX」(NTTデータビジネスブレインズ)を含め、iSeriesのデータを対象に電子帳票化が可能な複数の製品を選定し、詳細な機能チェックを実施した。  

最終的にPandora-AXの導入を決定した理由として、管理本部情報課の塩野正和係長は、以下のように指摘する。
「まずユーザーから見て、エクスプローラライクな操作性が親しみやすく、使いやすいと考えたことが挙げられます。またデータベースの管理方法が、当社の要件に合致していたことも重要でした。具体的には、Pandora-AXでは帳票を『キャビネット』『フォルダ』の2段階で保管できるので、支店ごとに管理すると同時に、全現場のデータを一元的に管理し、多様な検索手段で探したいというニーズをクリアできます。また会社のロゴや印影、スタンプなどのグラフィックスデータを貼り込める点も評価しました。」

さらにPandora-AXでは同時アクセス数を基本とするライセンス体系を採用している。全拠点のユーザー数を考慮した上で、同時アクセスを10ユーザーとしたPandora-AXのライセンスコストが、他製品の導入ライセンスに比べて低額であったことなどが決定打となり、2007年6月に導入が実現した。

 理想的な帳票を追求し帳票フォームを大胆に変更

同社では前述した帳票類を対象に、電子帳票化に向け約2カ月間を準備期間に当てている。
作業としてはまず、帳票フォームの変更がある。今回の導入を機に、営業担当者が顧客先を含めて、理想的な帳票のあり方を議論し、現場の意見を集約して、新たな帳票デザインへ反映した。その結果、今までになかった印刷項目を増やしたり、見やすいように印刷スペースや枚数を拡大(あるいは縮小)したりと、かなり大胆に帳票フォームを変更することになった。
このほか、iSeriesからPandora-AXサーバーへデータを転送するプログラム作成も、この時期に進められたという。
請求書のフォーム変更から着手し、同年8月に段階的な電子帳票化がスタートした。

それから約1年を経過して、電子帳票化の導入効果を、管理本部情報課の柏原正枝係長は次のように指摘する。
「コスト効果について言えば、導入前に、今回の電子帳票ソリューション導入のコストはほぼ1年で相殺できるとの試算を得ており、実際にそのとおりになりました」
柏原氏によれば、当時使用していたドットプリンタが保守期限切れを控えていたため、導入を検討した翌年(2008年)にプリンタのリプレースを予定していた。
しかし「Pandora-AX」による電子帳票化が実現できれば、既に導入しているレーザープリンタだけで対応でき、新しいドットプリンタへリプレースする必要がなくなる。新規ドットプリンタ導入にかかるコストと印刷会社への外注コストを合算した額を、Pandora-AXの導入コストと比べた場合、1年で投資回収が可能になり、翌年からは印刷外注分のコスト削減が可能になるとの試算である。
また電子帳票化により紙での保管が不要になったため、キャビネットによる保管スペースが解消された。
さらに、請求書や見積もり書の作成時など、過去の帳票を見返す必要がたびたび生じていたため、キャビネットに保管された大量の紙の中から目的の帳票を探しだす時間も大きく短縮されたようだ。
ちなみに検索方法としては、顧客名や会社名などに加え、今まで使用していた顧客コードをそのまま使用した検索も可能になっている。
このほか、Pandora-AXではExcelへのデータ転送も可能であり、見積もりや請求などの業務に利用している。.

電子帳票化は単なるペーパレスだけでなく、さまざまな副次効果を生んでいる。
 

 

 < COMPANY PROFILE >
 本  社:東京都品川区
 設  立:1964(昭和39)年
 資 本 金:2000万円
 売上高:52億115万円(2008年3月期)
 従業員数:173名(2008年4月) 

明治商工 Pandora-AX事例(i Magazine 8号掲載記事)(PDF 289KB/2ページ)

                   ※ i Magazine 8号(2008年10月発行)  アイマガジン株式会社 サイトへ
 

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