今回は業務上、ネックになっている様々な理由で仕事をするには時間がかかっているなどをどのように改善していくかを、クラウドERPを導入した例を元にいくつか紹介していきたいと思います。主に業務がおもうように上手くいっていない企業の特徴としては、業務がシステム化されていないでアナログ管理で行っている。というのが共通事項としてあります。アナログ管理ですと、人為的なミスもあれば、何度も同じデータを入力しないといけない、チェックを何重にもしないといけない、帳票などはすべて紙で管理、その都度プリントアウトしているなどがあげられます。
ただこういった業務はすべてERPというシステムで改善が可能なのです。ERPとは？ そのようなシステムの基本の部分からお伝えしていきたいと思います。
アナログ管理をやめる
会社の根源となる部分の管理をアナログ管理で行うと、エクセルシートを何個の作成しないといけなかったり、システムを入れたものの連携が出来ておらず、それぞれのシステム管理画面に同じ内容を何回も入力してしまう作業が発生してします。そのせいで、データをまとめるだけでも多くの業務が発生してしまうので健全な管理方法とはいえません。 アナログ管理のメリットとしては費用がかからない、自分たちの管理しやすい方法、ルールで出来るということがありますが、そのせいで従業員の負担がふえてしまっているようでは本末転倒です。
業務管理システムを導入する
アナログ管理からの脱却する準備として、業務システムの導入を検討しないといけません。
まずはERPシステムです。ERPは基幹システムとして言われることもあります。システムの意味合いは少し違うのですが業務システムが一元管理されているという認識で使われます。あとは会計システム、販売管理システム、在庫管理システムなどが主に管理ツールとして利用されています。
ERPシステムとは何か？
まず最初にERPシステムについて説明します。ERPという言葉は「Enterprise Resources Planning」の頭文字をとった造語になります。日本語で分かりやすく説明しますと、「会社は、人材、お金、モノによって成り立っている、それらをうまく管理する」といったニュアンスになります。
会社の売上を追い会社を大きくすることはもちろん大事ですが、会社が成長するにつれてこのような会社の根幹部分をしっかりと管理しないといけません。ここの管理が煩雑になってしまうと、いざ会社の情報を整理しようとしたときには、欲しい情報がすぐに手に入らない複雑化した管理になっていて、情報を出すのにも時間がかかるということが発生してしまいます。そのように管理が乱雑にならぬよう、売上、在庫、経費、などをしっかり管理しておくべきであり、そのような会社のお金、モノなどを一元で管理してくれるのがERPシステムになります。
在庫管理システム
こちらは在庫数を管理するために利用するシステムです。仕入れ商品の入出荷がある度に、目視でチェックなどを行っていると数え間違いなどのエラーがおこってしまうかもしれません。そうならぬよう、ハンディーターミナルを利用し、読み取ったデータをシステム上に反映させうことで、在庫数の数え間違いなどのミスが減り、業務の手間も少なくなるというシステムです。
販売管理システム
こちらは受注の上流工程から請求書発行の部分までを管理するシステムです。こちらを同導入することで会社の売上状況などがすぐにわかるので大変お勧めです。さらに見積書や納品書、請求書などの各種帳票も作成でき、在庫管理システムと連携することで、在庫管理から請求書を出すまでの作業が一つで管理できるメリットもあります。そのためアナログ管理をするよりも遥かに優れたものとなります。
財務会計システム
こちらはよく会計ソフトと呼ばれることもあり、比較的なじみのある名称でもあるかと思います。主に請求、支払い、経費計算などがメインになります。支払い漏れ、請求漏れなどしていないかのチェックも出来るので、大事なお金の部分でのミスを防ぐことができます。
まとめ
業務改善が可能なシステムは上記で羅列しましたが、在庫管理、販売管理、財務管理を一元管理するのはERPの一択になります。
アナログ管理からERPに変えることで、ミスが少なくなり、業務が簡単になりスピードアップが見込めます。
