今回はEDIをテーマにした記事を書いていきます。EDI導入を検討されている企業様も今では多くなり、書類の取引などで積極的に利用されています。EDIシステムを専用に導入される会社もあれば、ERPや基幹システムをカスタマイズし、連携させて利用するなどのパターンもあります。どういった形でEDIを使いこなせばよいかなどをお伝え出来ればと思います。
EDIとは
EDIとは、Electronic Data Interchangeの頭文字をとってつくられた略語です。日本語では電子データ交換という意味になります。
これまで、FAXや郵送などで取り交わしをしていた書類のやりとりを電子化にして円滑に取引先と業務を進めていく為のシステムになります。取引先が少ない、書類のやりとりは多く発生しないなどであれば必要性を多くは感じないと思いますが、物流業界、小売り業界、卸業界では多くの取引先と、多くの書類(注文書、発注書、納品書、契約書)などが発生するため、近年かなり重宝されているシステムになります。
EDIの導入メリット
メリットとしては、書類の管理と、取引先とのやりとりがスムーズになるため業務効率があがる、コスト削減につながるといった声が多いです。特に販売など小売り業界は、EC業界が活性化していることもあり、右肩あがりの業界です。そこで業務をなるべく早くこなしていかないと、管理が煩雑になり、ミスが多い、対応が遅いなど取引先に対してクレームを起こす原因を作ってしまいます。
そうなるとすぐに、ライバルの会社に乗り換えされてしまう恐れがありますので、EDIシステムを活用することで、対応が円滑になり取引先からの信頼を得ることに繋がります。
DX化に。ペーパーレスがすすむ
まず大きなメリットとして、紙での管理を大きく減らすことが出来ます。業務書類のほとんどが電子化となることもあり、例えば取引先に郵送する書類にかかり、切手代、封筒代、印紙代なども不要になってくるのでコスト削減にもつながります。また社員のテレワークにも有効で、今までであれば、会社でしか作れなかった書類、送れなかった書類も出先や自宅からEDIシステムで取引先に送ることが可能になりますので、働き方改革にも有効な手立てとなります。
EDIの種類
まずはEDIについて簡単に概要をご説明できればと思います。実は複数種類があり、用途も変わってきますので知識として覚えておいたほうがよい内容となっております。
個別EDI
個別EDIとは、専用のシステムを利用して使うEDIのことを指します。
取引先ごとに合わせた通信形式、ルールを設定し企業間でデータ交換を行う方法を指します。
ただ専用のシステムを準備しないといけない、取引先は増えると取引先ごとに設定を行う必要があり発注者優先の仕組みになっているため、請け側としては仕様がガチガチにきまっていて使いにくというデメリットも多くあります。
標準EDI
一般的にはこちらの標準EDIを利用することをお勧めします。
フォーマット、データ形式、取引規約、識別コード、運用ルール等のルールが標準化され取引先も標準EDIであれば電子交換は可能ですしその他の業務システムとの連携も可能で汎用性の高い仕様となっております。
また個別設定も不要で、取引先とすぐに連携出来るのも強みです。そのため、物流、小売りなど業界問わず中小企業に多く利用されているのが標準EDIになります。
業界VAN
こちらは標準EDIになるのですが、業種・業界に特化したものになります。
酒類・加工食品業界VAN・食品軽包装業界VAN・日用家庭用品業界VAN・商品流通VANなどがあげられます。同業種内でのやりとりは問題ありませんが、他業種、他業界との連携は出来ないことが多いため、あえて業界VANを利用する必要はありません。
Web-EDIとは
上記で紹介した３つのEDIに加え、最近では「web-EDI」の需要が大変高まってきています。こちらは専用のEDIシステムが不要で回線もインターネット回線で出来る為、従来までのEDIとは違い大変利便性がよく、低コストで利用できるEDIシステムとして注目されています。
クラウドのため、場所を選ばず、通信も高速で出来ることもあり、今後は標準EDIに代わるシステムとして活躍していくいことが期待されています。
ただ現状、取引先の通信プロトコル・EDIの仕様・ルールの確認が必要となるため、自社で導入したとしても、取引先の都合で利用できないという状況が発生するため、もっと多く普及するまで時間がかかると思われます。そんなWeb-EDIシステムは専用のシステムに加え、EDIに対応しているクラウドERPなどでも利用できます。
まとめ
いかがでしたでしょうか？EDIの役割、特徴、種類などをメインにご説明いたしました。もし現在EDIシステムを検討されているのであれば、標準EDIもしくは、Web-EDIを使えるシステムを導入することをおすすめいたします。
