今回は一元管理システムとは何のか、どういったものを指すのかを説明していきたいと思います。企業によって業種業態は様々ですが、会社を運営していく上で働く人材、お金、モノというのは必ずあるもので、それらを管理するツールを一元管理ツールと呼ぶことがあります。同じような意味合いとしては基幹システム、ERＰといった呼称があります。これらはほぼ同じものだと思って頂いても問題はありません。
一元管理システムとは？
それではまず一元管理システムについて説明をしていきたいと思います。
一元管理の意味
そもそも一元管理とはどういった意味で使われるかですが一般的には、自分の管理化にあるものがちりちりバラバラになっているものを一つの場所に集約し、整理整頓をするといったような意味合いでとらえて頂ければと思います。
自分のパソコン、スマホの中ですら、綺麗に整理整頓することが難しい人もいるかと思います。それが会社単位で、多くの人が様々な業務をこなしているのに、連携が出来なかった場合大変だというイメージ、想像は難しくないと思います。
大事な時に、すぐにデータ、数字を見たい。編集、更新をしたい。そういった状況に瞬時に対応できるように、大事なことは一元管理しておくべきであるということです。
一元管理システムを利用する業種・業界
管理を行うにあたって、どういった業界にシステムの需要があるかと言いますと、まずが小売りや卸などを行っている企業です。仕入れから商品の出荷まで一連の流れが発生するので、在庫管理、倉庫管理、販売管理、請求管理など多くの部署がありそれらを管理しないといけません。その為業務効率を少しでもあげることが必要になってきますので、基幹システムや、クラウドERPなどの一元管理システムが必要になります。またそれ以外でも工務店であれば工程管理が出来たり、請求関係、顧客管理などを行う一元管理ツールが必要になります。宿泊施設などでも客室の料金、予約、売上などを一元で管理するシステムが必要になったりします。
一元管理システムはどの業種業界でも存在はしていますが、機能面、仕様については業界よって異なります。その為取引先の方と話を行う際に、「一元管理システムって」と言い方をすると上手く伝わらない場合があるかもしれません。
メリット・デメリット
一元管理システムを活用すると大きなメリットを感じて頂くことが可能になります。よく言われるメリットとしては、作業効率があがった。ということです。具体的にはどういったことかと言いますと、まずこれまで人手で管理していた作業がなくなるので、部署に多くの人材を配置しなくてもよくなります。また入力する数字なども原則は１回だけでになりますので作業時間の短縮となります。また１回だけの入力になりますのでミスをする機会も少なくなりますので、データが正常化になりやすいです。結果それらの正確な情報を元に経営、運営に必要な数字を一目でわかるよう管理出来るのがメリットになります。
一方デメリットについてですが、まずはシステムの導入費用、月額の利用料金がかかります。費用についてはシステムによって設定は様々なので、高ければ良いということではありません。あくまでも自社と相性が良いだろうという仕様、あとはコスパの面で選ばれることをおすすめいたします。またシステム導入後は、そのシステムをメインで触る人材の育成が必要になります。システムに抵抗のある方ですと慣れるのに時間がかかってしまいます。またアナログになれていた人ですと、システム操作がストレスで退職に至る場合などもありますので、システムを操作する人材は慎重に選ぶことが必要になります。
まとめ
いかがでしたでしょうか。今回は一元管理システムについてのご紹介をさせて頂きました。業種業態によって仕様が異なりますので、あまり一元管理システムという単語は使わないかもしれません。ですので基幹システムやERPなどそういったシステム名の方が馴染みがあると思われます。近年はECをされる企業様も増えてきており、商品点数が100点以上になってくる場合は一元管理システムの導入を検討されることをお勧めいたします。
