クラウドERPでワークフローって出来る?

クラウドERPで ワークフロー ERP・基幹システム
クラウドERPで ワークフロー

リモートワークの普及に伴い、社内の申請・承認手続きを電子化するワークフローシステムの需要が拡大しています。ワークフローシステムの導入は、働き方改革を推進する観点からも非常に有効な手段です。本記事では、ワークフローシステムのメリット・デメリット、適切なシステムの選び方、導入方法など、ワークフローシステムの概要についてご紹介します。

ワークフローとは?

ワークフローとは、企業の手続きの流れを図式化したものです。ワークフローそのものをワークフローと呼ぶこともあれば、図表をワークフローと呼ぶこともあります。ワークフローは、業務の効率化や生産性の向上、業務を円滑に進めるために活用されます。業務を詳細に分析し、不要な部分を排除し、業務フロー全体を効率化できるため、仕事の流れを可視化し、より効果的にするものです。ワークフローシステムは、企業内のさまざまな業務を効率化し、全体の生産性を向上させます。

ERPと連携した場合のメリット

多くのワークフローは、クラウドERPと統合することができます。ERPとワークフローシステムが統合されていれば、ワークフローシステムから申請書を提出し、その結果をERPで自動的に更新することができます。これにより、転記ミスなどの人的ミスを減らすことができます。さらに、ユーザーは単一のシステムを操作するだけで済むため、合理的でまとまりのあるユーザーエクスペリエンスを実現することができます。また、ユーザーは統合されたシステムのインターフェースや機能に慣れるため、効率の向上にもつながります。

他にも

申請から承認までの時間を短縮
ワークフローは、文書のルーティングと承認のプロセスを自動化および標準化することで、企業の意思決定を迅速化します。

承認の電子化
文書の電子承認を可能にし、紙ベースの承認プロセスと比較して、より迅速かつ効率的です。

申請・承認は場所を選ばない
いつでも可能です。ワークフローでは、いつでもどこからでも文書にアクセスし、承認することが可能です。

記録、保存を可視化
すべての文書承認の記録を明確にし、監査可能な状態にすることで、容易にアクセスし、モニタリングすることができます。

申請書類の不備や内容のチェック

稟議書の入力内容をチェックし、すべての書類に不備がないか、正確に確認することができます。

社内ルールに沿った申請が可能
企業のニーズや要件に合わせて承認プロセスを自動化します。また製品によっては自社用にカスタマイズも可能で。

ペーパーレス
書類管理が不要で、紙文書の印刷、ファイリング、管理の必要がないため、時間とコストの削減が可能です。ワークフローの申請書類はすべてデータでやり取りされるため、管理が容易。ワークフローの文書はすべてデータ形式でやり取りされるため、追跡や管理が容易です。文書紛失の心配がないワークフローでは、すべてのドキュメントが安全に保管され、必要なときに簡単に取り出すことができます。

ワークフローシステムの選ぶポイント

ワークフローシステムを選定する際のポイントは、「目的に応じた機能を備えているか」「既存のシステムやフォーマットと連携できるか」の2点です。

ワークフローシステムを導入する目的は、企業によってさまざまです。”業務の効率化 “だけでなく、自社の課題解決につながる機能を備えているかどうかをチェックしましょう。そのため、ワークフローを選定する前に、自社の課題を明確にしておくことも必要です。

既存システムやフォーマットとの連携は、ワークフローシステムを選定する上で最も重要な要素の一つです。ワークフロー導入で最も手間がかかる作業の一つが、既存システムからのデータ移行です。現行システムとの連携が可能なワークフローであれば、スムーズにワークフローを運用することができます。また、これまで紙だけで運用してきた企業には、紙のフォーマットをそのまま利用できるワークフローをお勧めします。

まとめ

ワークフローシステムに投資するかどうかを判断する際には、自社の業務ニーズと、そのシステムが効率化や生産性向上にどのように役立つかを検討することが重要です。ワークフローシステムを選択する際には、提供される機能や性能、使い勝手や導入のしやすさ、コストなど、さまざまな要素を考慮する必要があります。

ワークフローシステムを導入することで、コミュニケーションやコラボレーションの改善、プロセスの合理化、効率化など、さまざまなメリットが得られます。しかし、トレーニングやサポートの必要性、従業員の抵抗の可能性など、考慮すべき潜在的な課題もあります。

ERPと併せてワークフローシステムを導入する際には、明確な計画を立て、システムが提供できるメリットの訴求に注力することが重要です。また、従業員が効果的にシステムを利用できるよう、十分なトレーニングやサポートを提供することも重要です。

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