注文管理は、クライアント企業や顧客からの注文の獲得と発送を管理するプロセスです。見積書の作成、社内システムへの登録、発注書の提出など、多くの業務がありますが、これらはすべて適切な手順で行わなければなりません。このため、注文管理業務はクラウドERPなどを導入してシステム化することをお勧めします。
注文管理とは？
注文管理とは顧客やサプライヤーからの注文を管理することで受注管理といわれることもあります。。従来は注文管理業務に限定されていたが、現在では出荷業務にも応用され、積極的に業務が拡大されています。また、B2Bでは、見積もりや新規取引先との契約締結なども含まれます。
注文業務の流れ
それでは、一般的な注文管理の手順を確認してみましょう。
見積作成
お客様からのご注文を検討した後、まずは見積書を作成します。企業間取引（BtoC）とは異なり、企業間取引（BtoB）の場合、特定の状況に応じて価格条件の変更が必要になることがあります。したがって、商品の原価は、取引の記録、取引の種類、購入する商品の数量などの要因によって決定されます。従って、ある通常では一回の見積もりで十分ですが、他社と相見積もりなどになる場合は幾度か見積書の提出が必要となる場合があります。
契約の締結
提案した価格が決まると契約締結と言う流れになります。契約締結に先立ち、製品保証、納期、支払方法、支払期限などに注意を払い、見積価格以外の問題が発生しないように双方で確認をします。また、顧客との取引が初めての場合は、契約締結と同時に顧客情報を登録・管理することが必要です。
注文データを保管
契約書に署名し、契約内容を確認した後、注文書を保管します。このデータは、別部署にも共有され、出荷準備などに活用されます。新規顧客との取引を行う場合は、契約書にサインするだけでなく、顧客情報も補完します。
在庫や納期の確認
注文後、その製品の現在の在庫状況を確認する必要があります。在庫が十分であれば、発送準備に入りますが、そうでない場合は、生産部門や発注部門と連絡を取り、必要な在庫を確保するための計画を立てる必要があります。契約条件やサプライヤーの状況を常に把握することで、企業としての信頼性を高めることができます。
注文伝票などの確認
納期が決まると、注文書と注文請書が必要になりますので作成をします。注文書には、商品とお届け先の詳細が記載され、会社で保管され、注文請書は、依頼された商品を受け取ったことを記録するもので、必ず作成しなければならないものではありません。とはいえ、何か矛盾が生じたときに使えるので、注文請書を作成しデータを残しておくことをおすすめします。
注文管理業務はシステムで行う
特に、顧客数が多く、担当者が少ない場合、手作業やExcel、スプレッドシート内で注文を処理する作業は、非常に困難になります。そのため、受注業務を効率化し、生産性を向上させるためには、さまざまな機能を備えた注文管理システムの導入が欠かせません。主に、OMSであったりERPと言われるシステムを指します。
OMSとは
OMSとはOrder Management Systemの略で、異なるプラットフォームからの注文を配送まで一元管理し、注文処理を簡素化するシステムです。さまざまなネットショップからの注文を一元管理する手段として、近年注目されているシステムです。
メリット
注文管理システムは、受注業務に関わるプロセスを自動化することで効率化します。これにより、人的ミスの可能性を排除するだけでなく、人手を必要としないため、コスト削減につながります。さらに、冗長なプロセスを排除することで、納期を最適化することができます。
他にも、在庫管理システムと連携することで、顧客からの注文時に在庫の有無を確認することができます。また、販売管理システムや会計システムと連携することで、注文の結果を記録するための手間を最小限に抑えることができます。
クラウドERPでも注文管理は出来る
ERP（エンタープライズ・リソース・プランニング）システムは、OMSよりさらに多くのメリットがあるシステムです。
受注管理を行うメリットのひとつに、与信管理があります。。一人の顧客から複数の注文を受けた場合、その注文の代金が回収できなければ、企業は損失を被るリスクが出てきます。そこで、同じ顧客に対して与信枠を設定し、注文情報をキー入力することで、それを超えた場合にERPが警告を発することができ、未入金などのリスクを事前に防ぐことが出来ます。
また同一管理画面で、在庫管理、販売管理、会計、請求のところまでが見える化となりますので、経営判断の材料が常に確認が出来ます。
