今も従業員の残業が多くてお悩みの中小企業の経営者様、もしくは現場担当の方はいらっしゃいませんか？とくに在庫管理や、財務会計、販売管理など、バックヤード業務をされている方って『この入力作業無駄じゃない！？』『さっき入れた数字を別のシステムにまた入れないといけない！』など、多くの疑問をかんじながら、残業されていませんか？
そのようなお悩みって実はERPシステムを導入することで大きく改善されるってご存じでいらっしゃいますか？ ERPは様々なシステムとの連携が可能なので入力業務の短縮になったりメリットがとても多いんです。
無駄な残業の原因
ERPを使わなかった場合に発生している、無駄な業務、残業の原因をまとめてみました。
パソコンが古い
そもそも、利用しているパソコンが古いってことないでしょうか？聞く話では、未だに古いWindowsを利用されている会社もあると。出勤してPCを立ち上げるのに５分かかっていることや、システムやアプリケーションも中々立ち上がらず、時にはPCの電源が落ちてしまうってことも。
この場合は、そもそもＰＣの買い替えが必要になります。いくら最新のシステムを導入したところでＰＣのスペックが追い付いていないと、結局パソコンが使えなく、業務のスピードアップにはならないのです。 ERPや基幹システムはそれなりPCのスペックも求められます。まずは安いPCでもいいので最新のシステムが動くくらいのものに買い替えが必要になるでしょう。
パソコンスキル
現在、PCが触れない、苦手、アレルギーがある。という従業員の方が担当されている場合、入力スピードが遅いため、作業に時間がかかってしまうことがありますので、システムやERPを担当される方は入力業務に慣れていて、スピードが速い方を配置されることをお勧め致します。また専門知識は不要ですが、在庫管理、販売管理などのシステムを触られたことがある方を担当につけることをお勧めいたします。
導入しているシステムが古い
続いては、すでにシステムを導入しているが、アップデートをしていない１０年前くらいの基幹システムを使っている場合などです。現在はクラウド型ＥＲＰが主流ですが、以前は、自社にサーバーを置いて管理するオンプレミス型がありました。こちらは専用に設計されるがゆえに、開発会社がアップデートをしてくれなかったり、アップデートすることで大掛かりな工事となり多額の費用がかかるなどでそのまま放置している場合があります。やはり１０年前くらいと今のシステムでは処理速度、使い勝手が全然違います。また現在は月額７万円から、標準機能で十分に使えるクラウドＥＲＰなども出てきていますので、古い状態のシステムをご利用の際は、基幹システムの乗り換えを検討されることが良いです。
エクセル管理
またシステムを導入する前の中小企業様で多いのは、エクセルに数式を組んでアナログで管理されている場合です。エクセルは数式をくめて、それなりに管理も出来るのですが、やはりアナログです。フォーマットが壊れてしまったり、間違えて上書きしてしまったり、エクセルが使えない従業員がいたり、と問題も多く発生してしまいます。まだシステム導入を躊躇している中小企業様に多い事例です。このため、何枚ものエクセルシートに同じような数字を入力しないといけない作業が発生したりもするので、一度ERPなどのシステムの無料体験などを活用頂き、社内のシステム化を図るタイミングでもあると思います。
システムは入れているがバラバラ
実は、一番多い原因としては、このパターンなのです。在庫管理、販売管理、売上管理、財務、会計がそれぞれ別々のシステムで稼働している場合です。単品では優れているシステムでも連携力が一つでもないシステムが入ってしまうと、二重で同じ作業をしないといけないということが発生しますし、システムの拡張もしずらく、出来るとしても多額の開発費用が発生してしまいます。最初からERPのようなシステムを入れていればこのようなことにならないのですが、基幹システム関係に強い中小企業様が少ないので、どうしてもこの壁にぶち当たってしまうのです。
残業時間の解決策
上記で述べた内容から、簡単に解決するのはERPの導入になります。簡単な方法ですが、一番効率がよく、一番安く済む方法です。なぜなら、社内のバックヤード業務のほとんどがERPで解決するからです。最近はクラウド型ERPが主流になってきたことで、費用も安くなりました。キャムマックスなどであれば初期費用は最初の１か月分でそのあとも月額７万円で利用できます。これが数百万の投資であれば躊躇する経営者様もおおいかと思いますが、月額７万円で、業務改善ができ、従業員の負担も減って健全な中小企業として成り立つと考えれば、とてもいい選択になるのではないかと思います。基幹システムと聞くと、どうしても難しく考えてしまいますが、ERPのプロが国内にもたくさんおりますので、まずはいろいろな会社の資料請求や無料トライアル、デモを利用しながら、導入する会社を選らんでみてはいかがでしょうか？
まとめ
今回は、従業員の残業を軽減する為の手法として、ERPをご紹介させて頂きました。
・ERPを導入すると、システムは一つの管理でOK
・ERPはクラウド型があり、月額７万から利用できる安いものがある
・ERP導入で従業員の負担が減り、会社への愛着度も増す
など多くのメリットがあります。今はまだ導入してない、古い基幹システムを使っているなど今回の記事に該当する中小企業様がいらっしゃれば、一度ＥＲＰを検討してみてはいかがでしょうか？
