2022年1月1日から、電子帳簿保存法の更新版が承認され、移行に対応するために2年間の猶予期間が設けられました。これは、電子帳簿保存法を進展させ、法律で管理された包括的な運用を到来させることを意図したものです。ここでは、修正された法律の改正の可能性と、規制が完全に施行される2024年までに考慮しなければならないことについて説明します。事業主であっても一人親方であっても、対応することが大切です。
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法とは、会計帳簿などの税務に関わる記録を電子的に保存する際の規制を定めた法律です。1998年に成立し、何度も改正を重ね、直近では2022年1月に改正が行われた。同法の規定を実施するために2年間のアムネスティ期間が設けられており、同法の適用を受ける企業は2024年までに増強された電子帳簿保存法に準拠する必要があります。
政府に支払うべき料金に関連する文書のアーカイブは、一定期間維持されなければなりません。従来は物理的なファイリングが一般的でしたが、コスト削減と管理軽減のため、電子帳簿保存法ではデジタルファイリングも可能になり、記録の保存期間は紙媒体のときと変わりません。
2015年以降、電子帳簿保存法では、スキャニングによる電子帳簿保存の要件が減少したことにより、その規定を遵守する企業が急増しています。国税庁の「税務統計」によると、2020年のスキャニング保存に特化した承認件数は6,514件と過去最高を記録しています。同年、デジタル取引に関する法改正が行われ、業界全体のデジタル化のスピードはさらに加速しています。
2022年1月から改正されたところ
2年間の宥恕措置があり、その間に帳簿やスキャナ保存などの機能はかなり緩くなり、電子取引は監視が強化されるようになりました。違反者はより厳しい処罰を受けることになります。変更点をまとめると、下表のようになります。
承認制度の廃止
帳簿スキャナーを継続するために、歳入庁の上役などによる正式な裏書が必要であった従来の要求は、取り消されました。従来の規定では、電子保存を開始する少なくとも3カ月前に、歳入庁に不服申し立てを行い、上司の承認を得る必要がありました。今回の改正では、これらの規制が撤廃され、デジタル保存の延性的かつ迅速な導入が可能になりました。
タイムスタンプ要件の緩和
所定の基準を満たせばタイムスタンプを押す必要がないという新しい緩和規定が、改正された法令に盛り込まれています。タイムスタンプ要求の改正前と改正後の両方において、実質的な変更が行われました。
これまでは、タイムスタンプを行うためには、3営業日という期限があり、さらに、スキャン保存を維持するためには、定期的な検査と反対尋問が不可欠とされていました。しかし、財務記録がクラウドシステムで電子的に管理され、タイムスタンプは最長2カ月、通常は7日以内に修正・消去が可能であれば、検査・検証は不要、70日以内に訂正や削除履歴の残るクラウドシステム上に電子帳簿を保管する場合は、それ自体が不要、定期検査や相互牽制が不要となりました。
検索要件の緩和
検索に必要な条件は、「日付」「取引金額」「取引相手」の3つだけでよいこととなりました。「日付」「取引額」「取引先」の3項目で検索できるようになり、従来よりもはるかに少ない項目で済みます。従来は、国税関係帳簿の種類ごとに、「取引日」のほか、「口座名義」「取引金額」などの主な項目を申告する必要がありましたが、今回の改正により、手間のかかる検索条件が不要となり、電子化への移行が効率化されます。
適正事務処理要件の廃止
デジタル会計に必要な公的事務処理の廃止は、今回の法改正に盛り込まれました。基本的に、従来の規定では、適切な社内規定を策定することが求められていました。今回の電子帳簿保存法の改正により、この義務に終止符が打たれ、内部規定を作成する必要なくデジタル会計が促進されます。これにより、社内規程の作成だけでなく、強制的な事務処理による時間の浪費を補い、より効率的な業務が可能とななりました。
適正事務処理要件の廃止
電子帳簿保存法の更新により、関連する社内規定を作成する必要がなくなりました。これは、法律や規制の構築と、適切な書類作成に費やしていた時間の両面にメリットがあります。
電子取引の電子データ保存の義務化
今回の規制緩和は、デジタル台帳の活用を促進するためのものだが、今回、規制が強化された要素もあります。それは、電子的な取引を行った場合、その内容をデジタルで保存することを求めるもので、従来の規制では、電子的に受け取った取引内容を紙に出力することが多かったのですが、今回の改正では電子的に保管することが義務づけられることになりました。
罰則強化
最近、大きな関心を集めている電子帳簿保存法の改変は、規制の大幅な緩和に加えて、隠蔽や操作などの怠慢があった場合の措置が義務付けられています。
故意に違反したことが証明された場合、申告書の未提出による重加算税を10％上乗せすることを明記されています。
この罰則は、ほぼすべての企業や個人事業主に適用されることになり、
この変更により、不正行為や不正確な情報入力を防止するための措置が必要となります。
まとめ
電子帳簿保存法の改正は、すべての企業および個人事業主に影響を与えるため、慎重に対応する必要があります。つまり、個人事業主は、電子媒体の中で電子的にやり取りされるすべての交渉データを保護しなければなりません。個人事業主の場合、青色申告の見落としや、取引記録を正しく管理しないことで余分な財政負担が発生する可能性があるからだ。さらに、控除が認められる書類も電子化されていなければ、確定申告の際の控除証明として認められない。確定申告では減額が許されないことを肝に銘じておく必要があります。
