顧客や購入者からの注文を受け、それを提供するまでの業務を注文管理といいます。
受注管理はどのような業務があるのか、それをどのように効率よく行うかをまとめてみました。
受注管理とは
顧客や取引先からの注文を受け、納品するまでの一連の流れを管理することを「受注管理」といいます。
以前は、受注前の手続きを指すことが多かったのですが、最近では受注から納品までの業務が拡大し、多くの企業が業務の幅を広げており、販売管理と言われる場合もあります。
特にBtoBでは、新規顧客に対して、見積作成や契約書の作成、締結まで行うことがあります。
受注管理の業務
それでは具体的にどのような業務を行っているかを説明していきます。
見積作成
BtoCとは異なり、BtoBは見積書を提出し、金額や取引条件など確認することが一般的です。
これまでの販売実績や取引先の与信、購入量に応じて、見積りを提供します。
1回の見積で済む場合もありますが、他企業との競合がある場合は、複数回の見積を提出することがあります。
契約締結
提案した金額やその他の交換条件に問題がなければ、注文が確約となり、取引がはじまります。
契約については必ず、契約内容、納品予定、支払い方法、入金期日などを双方で確認する必要があります。
また、初めて取引する場合は、契約書の承認と合わせて、顧客データの登録をしておくと後々の請求書作成などの工程も楽になります。
注文内容の登録
契約が成立し、注文が承認されると、データを登録していきます。
注文内容は製造部門や在庫管理部門に共有され、出荷準備がはじまります。
昔であれば、受注管理とはここまでの作業を指していましたが現代では、さらに次の作業があります。
在庫数と納期の確認
注文を確認すると、在庫数を確認する必要があります。
十分な数量があれば梱包・発送を行い、そうでなければ生産部門や調達部門と連携して必要なものを調達する必要があります。
あとは納品までのスピードを見極め、納品の確実な日にちを取引先に伝えます。
受注伝票と注文請書の作成
おおよその納期が決まったら、「注文書」と「注文請書」を作成します。
受注伝票は、商品名や納品先などのデータで作成する書類です。
注文請書は、注文の明細を受理したことを顧客に案内する書類で必須ではありませんが、不具合や不手際の可能性を考えて、作っておくとよいでしょう。
受注管理には受注管理システムがおすすめ
受注管理は、Excelなどで対応することは可能ですが、特に大規模な顧客基盤を持っている場合や注文処理する人材が限られている場合ですと、非常に困難です。
そこで、解決策として、受注管理システムを導入することをお勧めします。
これらのシステムは、受注プロセスを促進し、効率を大幅に向上させることができる機能の選択を提供します。
業務が自動化
受注管理システムは、受注処理に関わる様々なステップを容易にすることができます。これにより、手作業を減らし、ミスの可能性を減らすことで、間接費を削減することができます。さらに、余分な作業を省くことで、受注から納品までの時間を短縮することができます。
システムの導入には初期費用がかかりますが、効率化とコスト削減という点では、一定の投資対効果を得ることができます。また、システムによる受注管理は、手作業による管理よりもミスを減らすことができます。
他のシステムと連携
受注管理システムは、既存のシステムなどと同期することができます。
それにより商取引管理システムや会計ソフトなどで注文データを手入力する手間を省くことができます。
ただし、社内システムとの連携は、商品によって大きく異なることを考慮する必要があります。場合によっては、自社で構築して接続しなければならないこともあります。
顧客満足度にも影響
受注管理システムを導入することで、消費者の満足度を高めることができます。
また、365日、いつでも注文ができるようになります。
電話やFAXのような面倒なやりとりをすることなく、簡単に依頼でき、販売側からの回答も早くなります。
その結果、正確で間違いのない契約を遅滞なく、タイムリーに対応することが出来ます。
まとめ
受注管理は、受注から発送までのオペレーションを行う重要な業務ということでご理解いただけたでしょうか。
とはいえ、受注管理には多くの業務があるため、物理的に行うと時間がかかり、ミスも起こりやすいです。
そこで、その作業をシステム化できる受注管理システムを導入することをおすすめいたします。
