ビジネスで使われる発注の意味とは？

発注という言葉は「注文」と同じ意味で使われることが多く、本来は同義語です。
取引に関わることが多い発注ですが、どのように管理をすればいいのか、どうすれば楽に処理できるのか、理解できない方も多いのではないでしょうか。
そこで、今回は発注書の役割や、注文との違いについて解説していきます。

発注とは？
1. 注文とは
2. 発注と注文の違い
発注書の必要性
1. 発注書は発行しないといけない
まとめ

発注とは？

発注とはビジネスでは、建築、設備、印刷など、労働集約的な依頼をする際に「発注」という言葉が使われます。
また、備品などを購入する際にも使われるため、労働力を必要とする仕事だけに限定されるも使い方というわけではありません

注文とは

発注と同等に、「注文」という言葉は通常、何かを購入するという意味としてつかわれます。
主に、すでにある商品を、すぐに購入できるときに使われる傾向があります。
例えば、飲食店で食事をする際や、スーパーなどで食料を購入するような場合に「注文」という言葉が使われます。

発注と注文の違い

発注という言葉は、ある企業間でサービスを要求するときによく使われます。

注文という言葉は、依頼をする側、つまり発注者と、それを得る側、つまり受注側の両方で使える言葉です。
しかし、ビジネス上では何かを手に入れるときには、「注文」という言葉は使えず、「○○社は○○社に工事を発注する」というような依頼の文脈を想定しているのです。
したがって、ある仕事を遂行するための契約を受けるときには、「○○社は○○社から工事を受注する」のように「受注」という言葉を使うことになります。

発注書の必要性

注文の前に、顧客は通常「発注書」を作成し、契約に応じる意思を確認します。
一般的には、口頭または書面で見積りを行い、注文の内容や取引条件を指摘し、双方が合意した後、注文請書を作成します。
ただし民法によれば、発注書や契約書が作成されなくても、口頭で発注書の発行と受理について合意していれば、契約は黙示的に成立するとされてますので、発注書の作成は必須ではありません。
ただし、発注書の作成は、必須ではありませんが、購入者と受注者の間で取引の詳細に関する合意がないために生じトラブルの可能性がありますので、発注書はそのような事案を防ぐ重要な役割を果たします。

発注書は発行しないといけない

「発注書の作成は必須ではない」と前述しましたが、必要な場合もあります。下請法を適用した契約には、法令上の要件として、親事業者は下請事業者に対して継続的に注文書を提出しなければなりません。

下請法は、下請け業者の利益を保護するために制定された法律です。この法律により、元請業者は下請業者と取り決めを行う際、契約内容を記載した書面を送付しなければなりません。
特に、注文書には以下の明細が含まれていなければならないのです

さらに、同法は、元請業者が下請事業者に仕事を依頼する際に、取引に関する要求事項などの情報を同封した書面を提出することを義務付けています。

(1)　親事業者及び下請事業者の名称（番号，記号等による記載も可）
(2)　製造委託，修理委託，情報成果物作成委託又は役務提供委託をした日
(3)　下請事業者の給付の内容（委託の内容が分かるよう，明確に記載する。）
(4)　下請事業者の給付を受領する期日（役務提供委託の場合は，役務が提供される期日又は期間）
(5)　下請事業者の給付を受領する場所
(6)　下請事業者の給付の内容について検査をする場合は，検査を完了する期日
(7)　下請代金の額（具体的な金額を記載する必要があるが，算定方法による記載も可）
(8)　下請代金の支払期日
(9)　手形を交付する場合は，手形の金額（支払比率でも可）及び手形の満期
(10)　一括決済方式で支払う場合は，金融機関名，貸付け又は支払可能額，親事業者が下請代金債権相当額又は下請代金債務相当額を金融機関へ支払う期日
(11)　電子記録債権で支払う場合は，電子記録債権の額及び電子記録債権の満期日
(12)　原材料等を有償支給する場合は，品名，数量，対価，引渡しの期日，決済期日，決済方法
https://www.jftc.go.jp/shitauke/shitaukegaiyo/oyagimu.html

さらに、注文書は、文書の一形態として、税法に基づき7年間、会社法では10年間保存する必要があります。
さらに、発注書が提案書や契約書に基づいている場合、課税文書とみなされるため、確認のための印紙が必要です。

このように、注文書には強制力がないこと、また注文書を発行する際に遵守しなければならない法律があることを念頭に置いておくことが重要です。