中小企業はまだまだ帳票をクラウド化にしていない会社様が多いのではないでしょうか？なぜクラウド化にしないといけないのか、クラウド化にするとどういうメリットがあるのかをERPとの関係性も深いので説明をしていきたいと思います。参考までに 国税庁の案内リンクをおいておきます。
クラウド帳票とは
冒頭にもお伝えしたように、法改正が行われたことで、書類、帳票類についてはクラウド上(ネット上)で電子書類として保管しておくことが可能となりました。これまで紙で保存し、多くなればわざわざ倉庫を借りて保管したり、事務所に段ボールで山積みにしたりと対策をされていたかと思います。この方法は本当に非効率ですよね。倉庫を借りることもそうですが、書類が必要になった場合の取り出しや、万が一紛失、盗難があった場合などのリスクも大きいです。日本がクラウド化が遅れていることで法整備もされていなかったので仕方ないのですが、ようやく電子保管が認められるようになりました。
帳票といわれるものとしては、見積書、納品書、注文書、請求書このあたりがメインになるかと思います。(以前、私も会社で見積書をプリントアウトして、大きいファイルに保管してたことを思い出します。原本を見返すことはなかったです。なぜならすべてPCのフォルダや、メールになどに添付いているから。)長くなりましたが、こういった書類をクラウド上で管理することをクラウド帳票といいます。
クラウド帳票を利用するならERP
上記の内容で、十分にご理解はいただけたかと思います。クラウド上で見積書や請求種などの帳票類を管理する。というこれだけのことです。ただこれだけのことをするには、当然環境を整えないといけません。システムを使わない最近の手法は、やはりここでもエクセル管理だったのではないでしょうか？シート別に、見積、請求書、納品書などを作成し、数式を組む。というやり方です。これであれば確かにコストはかかりません。かかるとするなら、オフィス３６５の契約料金くらいではないでしょうか。
ただ上手くできたとしても、所詮はアナログ管理になります。エクセルで作成、PDF、出力、保存などは手打ちでされていませんか？たとえばハイパーリンクを用いて、メールソフトと連携などされていることもあるかと思いますが、正直なところそのような企業のお話はほとんど聞いたことがありません。
なぜなら、そこまでするくらいであれば電子法改正に対応しているクラウドERPを導入されるからです。もちろんクラウド帳票だけでのシステム投資で考えると高いと思います！(安くても月額７万円など)。ですのでもう少し視野を広げてシステム投資、ERP導入を検討されるとよいかと思います。なぜならERPはクラウド帳票以外も、売上管理、販売管理、在庫管理などの機能も全部ついているからなんですね。会社の軸となる基幹システムをERPとして利用頂ければ、クラウド帳票も作成でき、さらにその他の経営基盤を確認するためのシステムも一緒になるので、一回のシステム投資だけで済むのです。
クラウド帳票のカスタマイズ
では、帳票についてもう少しお話致します。クラウド帳票に対応しているERPが多くあります。そこで１つ心配なのが、帳票のフォーマットについてです。社内だけで利用している帳票はまだよいとして、例えば、注文書などは取引先のフォーマットに合わせないといけない！なんてことはありませんか？
そのために、利用を検討してたERPを諦めた。という事例もございます。しかし、現在のＥＲＰでは帳票の仕様を設定出来るようになっているものが多くなってきています。さらに以前はカスタマイズということで別途費用がかかっていたりもしていたのですが、現在はノーカスタマイズで、お手元のＰＣで簡単にセットアップが出来るクラウド型ＥＲＰがあります。
ですので、帳票が複雑で・・・とお悩みの方も安心して導入いただくことが可能となりました。
ERPでクラウド帳票も連携できる
ERPを導入すると、クライアントとのやりとりも、システムの管理画面で、入力、出力、メールなどが出来るので格段に作業効率があがることに加え、販売管理システムもERPにはありますので、金額の打ち直しなどの入力作業も不要になります。営業担当や、デリバリー担当などが入力した状態で出力が可能となるので、２度うちによる間違いなどのヒューマンエラーがなくなります。さらに財務会計システムとも連携がとれるため、帳票管理の手間も省けます。年度末、決算などに月で絞ったり、取引先ソートをかけることもできるので、出力して管理することも楽になります。ＥＲＰを利用することで帳票以外の部分の業務負担を軽減できることが可能になります。
まとめ
今回はERPを利用したクラウド帳票の使い方をご案内いたしました。電子で保管することがいかに楽になるかがお分かりいただけたかと思います。
さらにクラウド帳票だけではなく、ERPですと在庫管理、販売管理、財務会計なども一気にシステム化できます。 過去には数百万ほどの投資が必要だったERPも、現在はクラウド型ERPが主流となり、月額７万で利用出来るようになっています。大きなシステム投資は不要でここまで業務改善が出来るのであれば一度ご検討してみてはいかがでしょうか。
ポイントはクラウド帳票機能だけではなく、クラウド帳票機能を搭載しているERPを選ぶ！ということです。
