前回の記事と近い部分にですが、ERPの会計システム、会計機能って使えるのかどうか。その部分について調べてみた内容をまとめています。特に今回はクラウド型ERPのタイプに焦点をあてています。なぜならクラウド型ERPですと、今のコロナ禍にうまくあっている機能がたくさんあります。大きく言うとテレワークに最適ということですね。１０月になり出社が始まっている会社も多いかと思いますが、ＮＴＴのように、単身赴任や出張を極限まで減らしテレワークを推奨する大手企業もあり、コロナが関係なく、どこでも仕事が出来る環境つくりをする会社ほど、成長、発展、また優秀な人材の確保に繋がるのではないでしょうか。
ERPで経費精算
ERPを導入していない場合の経費精算ってどのようにされていますか？ おそらく交通費や、その他諸経費で使ったものに関しては、会社に提出しないといけないのでかならず領収書を保管し、会社にいった際に、エクセルなどのシートに片っ端から入力し、レシート、領収書をまとめて、経理担当者へ渡す。という流れではないでしょうか？
この場合だと、必ず出社して、それなりにかかる入力作業業務をひたすらしないといけない。またそれを受け取った経理担当者は、入力内容を確認、二重チェック、そして会計システムに入力。という作業が生まれてしまいます。冒頭に社名をだしたNTTなどではさすがに従業員も多く、従業員以外でもスポーツ選手を雇用していたりもするので、経理担当部署が設けられています。
しかし中小企業であればどうでしょうか？従業員が50名にいかないくらいの規模であれば、経理担当部門などの間接部門は不要で、おそらく１名か２名の経理担当者で毎月経費精算を含めた会計業務をされているのではないでしょうか。もしそれくらいの希望の企業様でありましたら、中小企業向けのERPを導入することで、会計にかかる業務負担が軽減されます。
クラウド型ERPであれば外出先でも入力が可能
まずは、経費を入力するパターンです。経費精算をするのは主に会社の社長、役員、外回りをされている営業などの従業員が多いのではないでしょうか。今回はクラウド型ERPを導入している場合の事例でお伝えいたしますと、精算をしたい従業員は、その場でスマホから入力が出来るんです。これがクラウド型の最大のメリットになります。
スマホでブラウザから、ご利用されているERPの管理画面に入って頂き、ワークフローなどの申請フォームからその場で入力が可能になりますので、わざわざ会社に出社して、申請手続きをする必要がなくなります。レシートもスマホのカメラで写真をとって頂きアップロード。それだけで入力業務は完了です。
そのあとは、上長や決裁者にワークフローがまるのですが、こちらの承認もスマホから確認、承認が可能となります。 この機能、大変便利じゃないでしょうか(私も若いときに、このような機能があればかなり助かっていたなと思います。お恥ずかしい話、レシートをなくしてしまった！なんてこともあって、上長に報告書を書くってこともありました。
経理担当者にも優しいERP
入力、承認する側の人間が終わったあとは、経理担当者の出番です。これまでは、レシート、それに入力されたエクセルシートをつらつらとにらめっこして、漏れやミスがないかくまなくチェックします。毎月月末になると大量の経費精算の確認作業に追われてしまう。また期日までに出さなかった従業員の分を追加でしないといけない。なんてこともあって、かなりの業務負担になっているかと思います。大手企業であれば、自社で数十人の部署を作って管理させたり、経費精算は外部へ委託したりでまわされているのですが、やはり中小企業ではそうはいかないことも多いかと思います。そこでクラウド型ＥＲＰを導入することで、経理担当の確認チェックがとても楽になります。ＥＲＰの管理画面から、申請があがっている内容をチェック、レシート、領収書と金額があっていれば、それで承認。で終わります。さらに会計機能として、従業員の給与支払いの部分と紐づきますので、給与支払いに合わせて精算されるまでが一気通貫で可能となります。 本当に経理担当者の仕事がなくなるんじゃないか？と不安になられるくらい、クラウドＥＲＰ、クラウド会計というのは優れた機能で、特に中小企業に向いていいます。
他のシステムとの連携も可能か？
そもそも、クラウド会計システムだけを単発で導入するということではありません。今回のお話はあくまでもクラウド型ERPのひとつの機能としてここまで出来る。ということなんです。
ですので、給与計算とも連携は可能ですし、もう少し言いますと、販売管理機能もついています。ほかにも在庫管理、購買管理などの機能もあります。クラウド会計だけの導入であれば、月額5,000円などお安いものもありますが、結局独立したシステムとなってしまうため、おすすめはできません。それであれば、上記で述べた、在庫管理、販売管理、購買管理、なども一緒に使えるクラウド型ERPを選択されることが一番良いです。導入費用も月額7万円～などのサービスですので、財務会計でお悩みの中小企業様は、これを機に、会社全体の基幹システムを見直すということで、クラウド型ＥＲＰをご検討されてみてはいかがでしょうか？
