今回はクラウド型ERPには、ほぼデフォルトの機能としてついているEDIについてご紹介したいと思います。EDIとは、最近になってよく聞く言葉かと思います。EDIを活用することで、前回のクラウド帳票と同じく、業務効率が圧倒的にあがるので絶対に活用いただきたい機能です。中小企業向けのERPに搭載していることがある機能です。
EDIについてもっと知る
EDIって何の略称？
まず、EDIの英語の意味をわかっておかないと、機能や便利さをお伝えしても十分に伝わらないので先に記載致します。ずばりEDIとはElectronic Data Interchangeの頭文字をとっているんです。
・ Electronic 電子
・ Data データ
・ Interchange 交換
です。あれ？ めっちゃ簡単！と思いませんでしたか？笑 おそらく中学生の英単語の前半で出てきそうな単語ばかりでなりたっています。一気に親近感が沸かれたのではないでしょうか？
EDIは何で使う？
英語の意味がわかったところで、次のステップです。電子データ交換 って言われても、何のときの、どの交換を指す？ってなります。
簡単に言いますと、前回のクラウド帳票の記事とリンクする部分が多いのですが、加えてご説明すると、
これまでアナログ(紙のやりとり、電話、FAX)などで注文を受けたりしていた内容を、EDIで行うということです。専用の回線を利用したり、インターネット上でデータのやり取りを行い完結するということです。
EC化の拡大が利用数を増やしている
結局のところ、これまで実店舗がメインで、システムを導入していないアナログだった企業が、新し事業を始めた。取引先がEDIを利用してそれに合わせて対応するようにした。テレワークを推奨することになり社員のためにクラウドERPを導入しEDIを利用することになった。など様々な理由がありますが、一番の理由はEC化です。 BASEが１５０万店舗達成などの記事があがっていましたが、まさに今様々な企業に力を入れています。それにともない、EDIが引っ張られて利用率がどんどんあがっているというのが今の現状です。
EDIのメリット
さて、そんな中小企業でも人気のでてきたEDIですが、もちろんちゃんとしたメリットがあります。私が良く経験したのは、請求書です。 クライアントから、請求書がまだ届いてないんだけど・・・締めないといけないからすでくれる？みたいなやりとりの経験はありませんか。 これって本当に毎月のように発生する、無駄なやりとりです。 お客様によって、メールで送るか、FAXなのか、郵送なのかマチマチなので、どうしてもヒューマンエラーがおこってしまいます。
しかしEDIで、そのような失敗は起こりえません。先ほどお伝えしたように、貴重な書類である、契約書、注文書、見積書、請求書、納品書などはすべて専用回線かインターネット上でクライアントに共有が出来るからなんです。紙で作る手間も印刷も、FAXを送る手間、郵便に出す手間、これらがすべてなくなるんです。
EDIの仕組み
ではそんな便利なEDIの仕組みはどうなっているか、気になるかと思います。先ほどから出てきている専用回線って？何かおおきな工事をしないとつかえないのか？などについてご説明します。
簡単に言いますと、取引先からおくられてくるデータを自社のERPに取り込めるようにする仕組みがくまれています。
・文字コード変換
ある一部の文字が共通になっていないことがあり、それを変換し読み取り、社内データとして取り扱えるようにします。シフトJISやUnicodeなどがその例です。
・レイアウト変換
取引先のデータの構成などはバラバラなため、すべて取り込み、変換します。代表的なものでいうと、「固定長形式」「CSV形式」「XML」などがあげられます。
・データコード変換
同じ商品でも商品コード登録が違うことがあると思いますが、それを自社の設定しているコードに置き換えます
大きくは以上です。 要は、取引先の形式であっても、自社の形式フォーマットに自動で変換し、社内のデータとして扱えるようになる。といった魔法のような仕組みになっています。
EDIのデメリット
デメリットはありません。導入すべきシステムです。しかしながら、取引先がEDIに対応していないという場合は、全く機能しません・・・笑 そのため、取引先が決まっていて、その企業がEDIを導入していないのであれば、導入する必要はないでしょう。
まとめ
今回はEDIの基礎の部分のご案内を致しました。簡単に説明しただけですが、かなり便利なシステムであるということはご理解いただけたのではないでしょうか。
・EDIとは電子データを専用の回線やインターネット上で交換するという仕組みのこと
・業務の手間が減る
・請求書の発送が出来ていないミスがなくなる
・取引先がすでにEDIを利用していたラッキー。データは全て自社用に変換される
・デメリットがほとんどない
・ERPに基本機能であることがある
このあたりが理解して頂けたのではないでしょうか。EDIについては、さらにメリットや種類があり、もう少し補足でご説明をしたいので、EDIについてはまた改めて記事を投稿します。
