今回は中小企業のみなさまがお困り、お悩みの経費削減についてクラウド型ERPとの関係性を含めてご紹介したいと思っております。 こちらのブログでは過去にもお伝えしているようにクラウド型ERPのメリットを最大限に活かして業務効率を上げていくというメインのブログの趣旨がありますので、それにも紐づくようお伝えできればと思います。
結果から言いますとERP導入することで、経費はかなり圧縮できます。
5つある経費削減項目
システムの見直し
早速本題かつ、今回のメインの内容になります。一番大きい部分はシステムの見直すことです。なぜなら、システムを見直すことで、業務が改善され、残業代が減る。まずこれが一番大きい部分です。従業員が頑張って働いていることは経営者としては望ましいのですが、無駄な作業により、従業員の負荷があがり、残業させているというのは中小企業でありがちです。一部見込み残業ということで、ブラック的に残業を行ったり、締め作業は業務外というわけのわからないことで残業代を出さない中小企業もいます。いずれにせよ、経営者としては、従業員には仕事を頑張ってほしいが、給料は押さえたいというのが本音の中小企業の経営者は多いかと思います。
ただ、残業のことで、従業員を酷使すると当然ながら、離職者が増大してしまいます。さらに離職者がでてしまうことで、業務の質が低くなり、会社としての土台を大きくすることがとても遠回りになってしまいます。とくに、営業や事務の方が会社でひたすらパソコンに向き合って入力していることは、会社としてとても生産性の悪い仕事が多いと思われます。例えば、会社のエクセルシートに、会社のルールで決まっている内容を入れたり、事務の方はいくつものシステムを駆使してそれぞれの管理画面に入力をしていたりするんです。
この部分は、システムを一元化するということで、ERPの導入で解決が出来ます。
過去の記事でもお伝えしていますが、クラウド型ERPですと、クラウド帳票が使える、EDIに対応、会社にいなくても外出先から必要な情報を送ったり、書き込んだり出来るなどメリットが大変多く、営業などが利用する販売管理機能と、財務会計との連携も出来る(ERPによっては、１つの機能になっている)ので２重で入力する手間もなくなり、圧倒的な業務時間の短縮が可能となります。
ですので、まずは、経費削減の一つとして従業員の残業代を減らすこと。
そしてその為にクラウド型ERPを導入する。 これで解決します。
金融機関などの変更
こちらはシステムとは少し観点はずれますが、金融機関の変更も経費削減の一つの手段です。例えば、従業員に給料を振り込むことであったり、取引先への振り込みなども、振り込み手数料が銀行によってかわります。１件あたりの金額は非常に小さいものですが、今後従業員が増えることや、取引先が増えることでその手数料の額はどんどん大きくなっていきます。メガバンクとの取引は対外的にも印象が良いのですが、そのような手数料についての相談などは地銀や信用金庫などが融通がきくかもしれません。このような手数料の支払い額などが見たい場合も、ERPであれば大体財務会計機能が搭載されています。
管理画面より、支出の種別を絞り込むことで、このような手数料以外にも、無駄な出費が発生していることがすぐにわかるかもしれません。
紙をやめる
帳票関係の保管は紙でしないでおきましょう。 昔から紙で保管するというのは当たり前であったのですが、近年電子法改正があり、クラウドで帳票を管理することが可能になりました。一部書類は、事前に税務署にクラウドで保管する旨を伝えておけば可能となります。
保管するために借りている貸倉庫、プリンターのカウンター代、紙代、それらを作業する人件費、このあたりを全てERPでカットしましょう。
クラウド帳票、EDIをはじめ電子法にのっとったERPであれば上記の経費は０になります。無駄なことは少しでも減らして経費を抑えてみましょう
自社が苦手な業務は外注へ
近年、人材不足もありなかなか会社にマッチングする人材が取れないお悩みはないでしょうか？人材派遣や人材紹介で雇ってもすぐに退職されたりすると、その分の経費もばかにならなくなってきます。ですので、優秀な人材がこないポジションの業務については、アウトソーシングをするべきです。
営業が苦手であれば、電話をしてくれてアポとりをしてくれる会社もありますし、事務の仕事をやってくれる業者もあります。ただ事務の仕事などはどうしても自社で行いたい、貴重な情報なので外に出せない。とそんなときは、システムを導入して社内で巻き取ることも一つの手です。クラウド型ERPであればそのような事務をやとる人件費の1/3くらいの費用で、経営者自ら作業をすることも可能です。
社員全員の意識改革
これは完全にトップダウンで、残業をしない！と従業員に周知し、ベクトルを合わせることです。ただ気持ち的な部分では、何も解決しません。
例えば、これまでのべているように、CMでもやっているクラウド型ERPを導入したことで、ここまで作業が楽になる。だから残業をしない会社にしよう！などであれば、理解は得られるんじゃないでしょうか。
まとめ
今回は、ERPを利用して残業代を減らすというテーマで書いてみました。中小企業の経営者様には是非ご覧いただきたい記事になっています。クラウド型ERPであれば、本当に残業代は減ります。これは多くの中小企業様が実感されており、メーカー問わず、ERPの利用継続率は90%以上ともいわれています。
