今回は中小企業がERPで電子帳簿保存法に対応する方法 について 述べていきたいと思います。ご存じの方もいらっしゃるかもしれませんが2020年に電子法がアップデートされました。 詳しくは国税庁のホームページにてもご確認が可能です。 2022年4月より国税庁の書類も電子保存が義務化となるので、特に今回の改正ではERPを活用できるような部分も多く、今後クラウドERPがますますクラウド帳票などでも役に立っていくだろうと思われます。
中小企業が考える電子帳簿法 ERPで解決？
国税庁のホームページにあるように、背景として、経済界からペーパーレスを促進するとともに、電磁的記録（いわゆる電子データ）及びマイクロフィルムでのデータ保管を進めていきたいという意向が強くなってきております。これは中小企業からすると、一部の企業では対応が出来ないような流れともなりました。
余談・・・アナログ管理企業の場合
少し本題とそれますが、中小企業の中にはIT化していない、アナログ管理の会社ではまず帳票などのデータ化がそもそも出来ないという会社がたくさん存在しております。。今では複合機でスキャンすることやPCでPDF化をすることは最低限出来る中小企業がほとんどかと思いますが、それでもある一定の数は、電話で受けた注文を紙の伝票など利用したり、注文票をFAXでやりとりするなどする企業も少なくはありません。
電子法が改正していく中で、PDFで保管、取引先とデータをやりとりする。このレベルであるとまだまだアナログ管理の範疇から抜け切れていない企業が多いのが今の日本の現状であり、先進国としても、世界からみるとおおきな遅れをとってしまっています。
２０２２年４月から中小企業も電子取引データ義務化
さて、本題へ戻りますが、2022年4月より国税関連の書類は全て電子化することに決まっております。個人事業主までが対象となりますので、いよいよ電子データ保存を考えていかないといけなくなっています。書面だけでは駄目になりますので、まだ対策されていない企業は早々に対応する必要があります。
ただこれまですでに電子化をすすめていた企業にも要件緩和として、「承認申請書」「事務手続きの概要」を３か月前に税務署に申請、承認をとるといった工程が廃止され、即時電子化がOKになったことは良かった点であります。また他にもスキャナについても要件が緩和されています。これまでタイムスタンプが提出の３日以内という少し面倒なルールが設けられていたのですが、最長2か月有効ということになりました。さらに、この2か月の間に削除や修正をしないといけないデータがあった場合もシステムで履歴が確認出来ればそれが認められることになっています。この場合は電子法改正対応中小企業向けクラウドERPなどであれば対応が可能となります。
さらにいうと、データの検索項目もこれまで細分化されていた仕様から日付、金額、取引先 のみになるためほとんどの中小企業向けERPで対応が可能になります。また今お使いの会計ソフトがあればそれでも条件を満たしていることがあると思います。
電子取引のデータ保存義務化
また上記でのべた緩和だけでなく、うっかりミスをしないように細かな部分の徹底も必要になります。。例えば、会社の備品をオンラインで注文した際に領収書発行の有無が聞かれる。この場合は保存する必要があるので必ずダウンロードをする癖をつけなければならない。また取引先がアナログの場合、請求書がFAXで届く場合、郵送で届く場合もあるがこれもPDFにしないといけないため、必ずスキャンしないといけない。またメールできた請求書も忘れずにダウンロードして保管しないといけない。などこれまで漏れていた部分などあるようであれば2022年4月より改めて徹底していかないといけないので要注意です。また上記をPDFして保管して終わりではありません。その後クラウドERPや会計ソフトにとりこんで、検索して出力できるような形で保存しておかないといけません。これまでアナログ管理でこのような作業をされていなかった中小企業のかたなどは、今からでも管理ソフトを探して導入されることを強くおすすめ致します。
まとめ クラウドERPを導入
今回は 中小企業がERPで電子帳簿保存法に対応する方法 について 書きました。法改正に伴い対応を急がれる中小企業もあるかと思います。まずは今ご利用の会計ソフトを確認して、2022年4月からに対応しているかが重要です。またこれまでシステム化していなかった方はこれを機に、中小企業向けクラウドERPなどを活用して社内整備をしてみてはいかがでしょうか。結果としてペーパーレスになることや、これから先の時代も使っていけることを考えると決して悪いことはないと思います。法改正実施までもう少し時間がありますので、その間に導入されるシステムを決めて頂ければいかがでしょうか？
