今回はクラウドERPで電子帳票を管理方法について記事を書いていきたいと思います。電子帳票という言葉については最近多く耳にされることがあるかと思います。電子法改正もあり2022年1月より施行されることも決まっており、知識として知っておかないといけない内容となりましたのでこの時期で紹介をしていきたいと思います。
電子帳票とは
まず最初に電子帳票について簡単にご説明していきます。こちらは文字通りの意味合いで、仕事上発生する紙の書類のことです。見積書、注文書、納品書などをはじめ、契約書なども含まれます。クライアントとの付き合い上発生するような書類すべてを帳票という認識をして問題ないかと思います。
このような書類を全てスキャン、PDF化にする。もしくはクライアントとインターネットを通してクラウドサービスで、オンラインで署名を行いそのままPDFに保存ということも出来ます。
紙の保管はデメリットしかない？
書類はこれまでは一般的にファイリングして書庫に保管する。といった中小企業が多かったのではないでしょうか。数十年にわたり保管されている企業などは、会社とは別に倉庫で管理したりすることもあったのではないでしょうか。 ただやはり紙で保管するにはデメリットが非常に多いです。例えば、天災など万が一何かあった際に水濡れ、焼失、汚れ、破れなどが発生します。また、取引先とのトラブルの際に契約書を見直すとなった場合でも、探すのに一苦労になったりします。また場所も取りますし、ファイリングも大変。このようにデメリットが非常に多い保管方法なのです。
電子帳票にするメリット
電子帳票で管理する方法は大変大きなメリットがあるのでご説明いたしますと、まずは大量の紙の消費を抑えることが出来ます。中小企業であっても年間数万単位での節約が可能になると言われています。複合機などで印刷されていると、紙代、インク代、カウンター費用などが発生するかと思いますが、そこが全てなくなります。
また、全てのデータはPDFにて保管されることになります。PCでデータを保管をする際、そのデータに名前もつけれ、任意の場所に保存・保管することが出来ます。そうすることで、見直したい書類を探す際に簡単に探し出せることが出来ます。
またファイリングなどの無駄な事務作業をなくすこともできるので、従業員の負担、業務改善化にもつながります。
なぜ、帳票を電子化することになったのか
電子帳票の歴史なのですが、1998年に電子帳簿保存法が選定されています。今から約20年も前からあるのです。この際は国税に出す書類が紙ではなく、電子データでの提出が可能になったなどのルールが決められました。
さらにその後 eー文書法 が制定され、国税に出すデータを保存しておくことも可能になったりと、 電子帳簿保存法 は時代に併せて徐々にアップデートされてきています。そしてDXの取組などが現在注目されるようになったことで、大企業をはじめ、多くの中小企業も、帳票のデータ化を進めていくことになった流れがあります。
ではそもそも、なぜ 帳票を電子化することになったのか というと、情報の精査、管理の簡素化、従業員の業務負担の軽減など多くは、利便性を考えて作られているものになります。また紙の排出を大きく減らすことになるので環境のことも考えた素晴らしい取り組みであるということは間違いありません。
帳票を電子化するには
では、ここからは帳票のどうすれば電子化に出来るかを説明します。方法は大きく２つあります。
スキャナを活用
紙でつくられた帳票を複合機やスキャナーでスキャンして保存していく方法です。こちらの方法は確かに書類自体は電子化になりますが、電子化する工程はあくまでも人手でやらないといけないため、少し非効率かつ、従業員の負担も増えてしまう方法になります。ただそれでも、紙での保存方法に比べると数段メリットがあるので、もし業務上、手作業でスキャンをしないといけないとなっても実行されることをおすすめいたします。
クラウドERPや基幹システムで電子帳票
もう一つは、現在のトレンドである クラウドERPや基幹システムで電子帳票 での保存方法です。こちらはシステム上に数字を入力したものが保存され、あとはPDFで出力というのが２つのクリック程度で出来るとても簡単なものです。わざわざスキャンする必要もないですし、システムがあれば煩わしい業務工程が全てカットされる活気的な業務システムになります。 特にクラウドERPであればいつでもどこでも、どのデバイスでもシステムにアクセスが出来、必要な情報をその場でPDFにできます。例えばお手元のスマホでも操作が出来、スマホにPDFをいれて、メールで飛ばす。なんてことが可能になります。
まとめ
いかがでしたでしょうか。今回は電子帳票に関連する内容を記事にしてみました。法改正でどんどん電子化が進んでいるのはとても良いことですが、中小企業がそれに対応するシステムを持っていないと、あまり大きな利便性を感じられていないかもしれません。 電子法改正とともに、社内の業務システムの見直し、そしてクラウドサービスの導入をされることをおすすめ致します。
