今回は古くなってしまった業務システム、ERP・基幹システムをどういったものにリプレイスしていくのかについてを記事にしていきたいと思います。近年では中小企業でも多くがERPを導入し社内の業務を円滑に、なおかつ数字を見える化するために、基幹システムを充実させるというのが多くなってきています。その中で業務システムの寿命などがいったいいつなのかなどを考察していきたいと思います。
ERP・基幹システムの寿命について
まず、業務システムと言われるものに、寿命があるかどうかについてお伝えします。家電のような、完全に使えなくなるということは早々ありません。例外としてはシステムを制作した会社が倒産してしまった。などの外的要因はあるかもしれませんが、使い過ぎでダメになった、どんどんシステムが遅くなってきてしまった。などの酷使したから劣化して使えなくなるということはありません。ですので寿命という観点では、永遠に使えるシステムということになります。しかしながら、大手、中小企業も含めて、同じシステムを一生使い続けるということはあまり考えられません。
オンプレミスの場合
まず、一生使い続けるのが難しいという場合の理由の一つとしては、オンプレミス型の場合です。2010年以前は、オンプレミスが割と主流であったため、多くの企業が今でもオンプレミス型の基幹システムを利用されていると思いますが、近年では時代に合っていないという理由や、そもそも保守費用が高い。追加で開発のお金がかかるなどデメリットが多いです。
またシステムを利用する際は、社内の固定のデバイスではないと使えないので、今でいうクラウドのようないつでも、どこでもという感覚でシステムが利用出来ないのも大変不便なところであるという意見も多くあります。 ただ会社の規定上、どうしてもオンプレミスでないといけない場合もあります。その理由の一つとして、セキュリティの問題があります。クラウドですと、セキュリティが不安だという、根拠のない理由で拒否をされている場合も多く、それが足かせとなリプレイス出来ない。ということがあります。その為、リプレイスする場合はクラウドERPをおすすめ致します。
機能面の劣化
また機能面の劣化については、オンプレミス、クラウド問わず起こりえます。というのも、近年ERP製品は非常に多く出てきています。さらに言うと、各社ERPの定義が微妙に違うため、機能面が統一出来ていないという問題点もあります。A社では、販売管理、財務管理が出来ると書いてあるが、B社では在庫管理だけであとはオプションになっている。など。中小企業にとっては必要なシステムだけ選んで揃えられるようになってきてはいますが、あまりにも種類が多い為選ぶのにも苦労してしまう、ある意味いい時代となっています。
そこで、2010年より、クラウドERP業界も急成長をしてきているわけですが、やはり開発コストなどの関係もあり、各社に差が広がりつつあります。
常に進化している製品もあれば、もう数年新しい機能が追加されない製品もあったります。
その為、いくらクラウド化されているとは言え、１年更新されていないだけでは随分と差が出てきます。その為、既存のシステムより他社製品の方が機能が充実していて、なおかつ安いということが理由で業務システムの乗り換えのきっかけになるということもあります。
価格の見直し
価格も大事な項目になります。オンプレミスが主流であったころから、現在に至るまで価格は大きく値下がりしています。具体的に言いますと、月額100万以上などのものが、現在では月額５万円ほどになっているというのが現状なのです。ここまで落差があるので、既存のシステムの料金から考えると少し怪しいと思われるマイナスの部分をお持ちの方もいらっしゃるかと思いますが、正直なところ、全く問題はなく、むしろ、オンプレミスの月額100万よりも、クラウドの月額５万円の製品の方が機能、利便性、連携、カスタマイズの拡張性において全て勝っていることがほとんどなのです。それは製品の仕様を確認して頂くことや、実際に無料トライアルを活用してもらうことで理解されることがほとんどなのです。
そのため、中小企業だけではなく、大手企業ですら、オンプレミス型からクラウド型へリプレイスされることが多くなっているのです。
まずは既存システムの見直しから
上記で述べたように、既存のERP・基幹システムが、オンプレミス型で月額１００万以上かかっている、クラウドサービスだが、ここ数年バージョンアップされていない、社内の無駄な経費を見直すためシステム費用を抑えたい、新しい法改正やEDIなどにもついていきたい。などリプレイスするにあたり多くのポイントがあります。そして、そのポイントを明確にすることが出来れば、必ず利用料金が安くなり、機能面が充実するといったメリットが多く発生致します。
ですので、５年以上前のシステムを継続してご利用されている際は、2022年にクラウドERPへリプレイスを検討されてみてはいかがでしょうか。
